Kosten hersteloperatie factuurprobleem ruim verdrievoudigd

De gemeente moet flink meer geld betalen om de problemen met het factureringssysteem op te lossen. Eerder werd verwacht dat de hersteloperatie 700.000 euro zou kosten, maar dat bedrag is inmiddels opgelopen tot 2,5 miljoen euro. Dat maakt de wethouder van Financiën Hester van Buren vandaag bekend.  De kosten zijn onder andere opgelopen omdat er extra personeel is ingezet om de achterstanden op te lossen. In eerste instantie is er vijftig fte gestart bij de crediteurenadministratie. Daar komt nu nog zestig fte bij. Zij zullen de komende maanden van start gaan.  12.772 facturen De gemeente heeft op het moment een achterstand van 12.772 facturen die al buiten de betaaltermijn zijn gevallen. In februari ging het nog om zo'n 27.000 te laat betaalde facturen.  Daarbij probeert de gemeente de achterstanden weg te werken door voorschotten te verstrekken aan leveranciers die veel facturen hebben openstaan. De gemeente heeft aan 32 leveranciers een aanbod gedaan voor een voorschotbetaling. Deze 32 leveranciers hebben bij elkaar ongeveer  12.000 facturen openstaan bij de gemeente, waarvan circa de helft buiten de betaaltermijn. Meerdere vertragingen Eind januari werd bekend dat de gemeente na implementatie van een nieuwe inkoop- en betalingssysteem, AFIS, betaalachterstanden heeft opgelopen. Kort daarna bleek het om zo’n 27.000 facturen te gaan die niet op tijd zijn betaald. De gemeente werkt sinds 1 januari met het betalingssysteem.  De eerste vertraging ontstond begin december, toen het oude factureringssysteem sloot. Facturen die nog niet waren afgehandeld, werden toen overgezet naar AFIS. Maar door een technisch probleem lukte dat inladen niet. Toen dat probleem was verholpen, kon pas worden begonnen met het inladen van facturen die binnen waren gekomen tussen de sluiting van het oude systeem en het live gaan van AFIS, begin januari. Bij het inladen van deze groep facturen, 21.000 in totaal, ontstonden weer problemen. Daarna was er een probleem met het herkenningssysteem van AFIS. Veel facturen moeten automatisch worden doorgezet, maar dat liep vast. Dat doorzetten van facturen naar de opdrachtgevende directie moest toen handmatig gebeuren. En juist het handmatige openen en afhandelen van facturen duurde langer dan verwacht, ook als gevolg van een technisch probleem. Hiervoor is inmiddels een software-update doorgevoerd. Donderdag moet wethouder Van Buren zich opnieuw verantwoorden over de factuurproblemen in een commissie van de gemeenteraad.